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公司用哪些控制方法可以防止内部员工欺诈？

发布日期：2015-05-13 浏览次数：135

    你知道吗？沃尔玛员工在和供应商开会的时候，连他们提供的一杯水或一杯咖啡都不能喝，除非他们自己买单。这就是所说的行为规范。行为规范会阐述哪些是公司无法忍受的不道德、或不合法的行为，无论你面对的人是什么身份，包括客户、供应商、员工、甚至是公司本身。
当然，你的公司在指定行为规范和准则的时候不用像沃尔玛那么严格，但必须要把不允许员工做的事情，详细、清楚地罗列在规范里面，而且要让公司里所有员工都知晓规范中的条款。然后，你需要定期让员工书面签字，确认自己已经阅读过了公司的相关条款，并且理解和认可公司规定，也愿意服从和遵守相关行为规范和准则。
现在，你需要看看镜子中的自己，做下自我反省。因为身为公司创始人或是领导，以及行为规范的制定者和强制执行者，必须要以身作则，带头遵守行为规范里面的每一条规定。如果员工发现你公私不分，拿公司财产为自己谋利，那么他们也会跟你这么做，甚至会变本加厉。此外，如果你能更好地对待员工，尊重他们，时常给予一些补贴，或是晋升的机会，那么他们就不太会动歪脑筋，也不会冒着风险去做内鬼了。
公司内部“三权分立”，彼此之间相互制衡
如果在一家规模不大的企业里，很可能会让一个人身兼多职，但是最危险的，是公司里有一个“独握大权”的管理者或会计记账者，这个人负责查收邮件，企业存款，并处理支付和归档交易文件。一旦公司里的方方面面都由一个人来控制，那么十有八九会出问题。
在笔者的公司里，有一家是这么处理海量邮件的，我们召集了大约12名高管及他们的主力，大家齐心协力来完成这项工作，结果大约只花了15分钟就搞定。此外，我们也会单独处理支票，把所有要兑换的支票用带子扎好，然后当银行把钱准备好的时候，提前拿去兑换。
不仅如此，你还需要避免让同一个人处理采购及给供应商支付货款，也不能让同一个人管理公司应付账款和应收帐款。如果你经营的是一家制造公司或是一家分销公司，那么你同样需要让不同的人去管理收货、库存、以及发货工作。
如果你的公司人手的确紧张，没有办法安排那么多人分别处理上述工作，那么至少在运营上要部署两个人，一个人负责管理入货事宜，包括现金、支票、货物、以及物资;另一个人则负责管理出货事宜，包括付款、订单、产生品。
制定工作准则和工作规程
除了公司会计之外，公司里有些员工应该每个月定期处理好自己的银行和信用卡账单------凡是无法解决自己银行账单问题的人，是没有能力处理好公司内部会计事物的。
为了解释这一点，在此举个例子：笔者有一位合伙人，他与一个新客户合作，开始例行公事地看了看他们的信用卡账单。其中有一张卡，没有匹配手续费用的购物记录。一份调查披露，他这个客户前财务主管曾经和他一起拿过公司卡消费，并且开支超过20万美元。
约束欺诈还有其他方法，那就是在资金被发送给收款方之前，需要由会计录入，并且由人力资源拟定、授权，再经管理人员复核。
另外，凡是要上锁的地方必须要及时上锁，严格强制执行钥匙管理和计算机系统访问权限，尤其是要格外重视那些即将离职的员工。如果有员工要离开公司，那么你可能需要更换公司门锁，或进门密码。值得一提的是，当你解雇公司员工之后，需要更加注意，因为你很可能会遭到报复，而尽快换锁可能是个明智之举。
如果你注意到员工的行为有所改变，比如文件随意乱放，在项目里出工不出力，或是在客户面前过度表现自己，那么你就该小心啦。同样的事情你也需要留意，比如某个员工试图查看公司运营或财务方面的重要资料，或是在没人的时候了解和自己工作无关的事情。
相信我，他们这么做绝不是非常热爱这份工作，而很可能是希望不想让其他人知道，或看到他们在干吗。你要对公司运营的每个部分都做好标记，无论多小的工作，也要引起足够的关注。笔者之前曾在一家制造公司工作过，一位客户在质保期内送回了一个昂贵的商品进行维修。但是在销售记录上，我们找不到与这个商品相关的任何记录。在进一步与客户核实之后，我们发现公司制造部副总裁和一个工头在公司内部生产了这台设备，之后用他们自己做的公司发票，从公司后门溜出去发货的。最后，我们把这两个人送给了警察处理，但回过头想一想，其实在内部管理上本可以避免这种事情发生，更可避免遭受数万美元的损失。


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